从2003到2010——Office和它的对手们

三善昵

来比一比：Office2010、Office2007、Office2003、Open Office、WPS和Google文档谁更好用。  
效果预览谁更实用
办公软件是否具有效果预览功能，直接影响到人们的应用体验：能否快速确认，自己所选择的操作是否正确，都需要依靠效果预览来实现。比如说，想对某段文档所用的字体进行更改，但并不确定自己到底要用哪种字体才美观，这时选中要编辑的部分，并用鼠标指向想使用的字体后，如果相应的效果能够直接显示在文档中，无疑会给工作极大的帮助。
可惜的是，在目前已知的办公工具中，只有Office 2007和Office 2010支持这一功能。而且和Office 2007相比，Office2010的预览范围进一步扩大，除了字体、字号及文本效果等可以即时预览外，还可以轻松地预览剪切板中文件的粘贴效果（如图1）。

图1

点评
办公软件的效果预览是一个传统项目，传统的观念是可以显示版式避免误操作。而Office2010在效果预览的实用性上走得更远，和Office2003、2007相比，2010有了较大的变革，不但可以预览版式，还可以在预览时直接进行编辑操作，而其他办公软件在这项设计上比较保守。

写作截图 简化流程更方便
撰写文档时，经常需要即时截图并插入文档中。在Office 2003、Office 2007、WPS、OpenOffice等几款工具中，实现这一目的需要先用系统提供的截图工具（如Vista或Windows 7系统中提供的“截图工具”），或其他第三方提供的截图工具，将屏幕截取下来，然后再复制粘贴到文档中，操作比较繁琐。但在Office 2010中，这一需求在操作上得到简化，直接提供了窗口截取功能，将图片直接嵌入到目前编辑的文档中（如图2）。

图2

点评
虽然和专业的截图工具相比，Office 2010在截图范围方面略嫌欠缺（如只能截取当前活动窗口和屏幕的矩形区域等），但和其他办公软件相比，的确为我们简化了编辑中需要的截图流程，效率得到提高，值得其他办公工具效仿、借鉴。

查找导航 定位效率要准确
“查找”操作，是办公用户最常用的操作之一，一般通过查找快速定位文档中相应的关键字或符号，获取相应的内容。一款办公工具是否提供了强大的、高效的查找功能，将直接影响工作效率。
遗憾的是，在查找方式方面，Office 2003、2007、WPS、Open Office和Google文档等都采用了几乎相同的模式：选择查找后，屏幕上将出现一个“查找和替换”对话框，需要在“查找内容”文本框中，输入要查找的文字或符号，单击“查找下一处”按钮，相应的内容才会在文档中被标注出来，而且一次只能显示一个，如果当前的内容不是所要查找的，则需要不断地单击“查找下一处”按钮，直到找到为止。
Office 2010在该方式上稍微做了一点改进：依次点击主界面“开始”标签“编辑”工具栏中的“查找”按钮，界面左侧的“导航”面板可让查找操作更加简便，只需输入关键字，结果立即呈现，而且包括关键字上下文（如图3），这样就免除了“查找下一处”的麻烦，且可通过上下文准确定位。

图3

点评
从小处着眼，从细处入手，一向是微软操作系统及办公软件的设计理念。比如此处，看上去改进不大，但大幅度地提高了用户查找文档的效率，可谓功不可没。

操作习惯 沿袭和改变
一款办公软件能否迅速地为大众所接受，涉及到很多方面，取决功能是否能满足自己的要求，是否可最快速实现操作意图，及操作是否容易上手等。此外，还有一个隐性的问题，那就是用户是否能快速适应新软件带来的操作习惯的变化。
Office2003、WPS、OpenOffice或Google文档的操作界面极其相似，所采用的都是菜单、工具栏，外加编辑区和状态栏这一个套路，功能设置也基本一致，所以这几款工具的用户如果想在这几款工具间更换办公工具（如Office2003用户想改用WPS），基本上可以做到无缝切换。
而Office2007的界面布局，则比上述办公软件有了很大的变化，使用了更加精简，分类更为明晰的Office图标与功能标签的完美结合，取代了原先的菜单栏。利用这些标签，可快速找到自己所要的一切操作，比如要在文档中插入表格、图片链接和页眉等，只需切换到“插入”标签，然后在不同的工具栏中，单击相应的按钮即可。这样就完全省去了在层层菜单中逐一选择的麻烦。而Office2010则继承了Office2007的这种优点并有所发展。以“文件”标签为例（如图4），它取代了Office 2007左上角圆形“Office按钮”，将文档和文件内部操作分开，更加明晰。

图4

以前在Office2007中，需要通过很多繁复的操作才能实现的目的，在该标签中基本上可以瞬间完成，包括文档打印与设置、文档信息的查看（包括权限信息和共享信息等），以及文档的在线发送或共享到网络（如将文档保存到SkyDrive网盘）等。
点评
Office2007和Office2010界面相似，2007用户可以平滑过渡到2010，而Office2003或WPS用户要想投入到Office2010门下，必须经过一段时间的学习、适应才行。不过，考虑到Office2010具有较多的优越性，花这点小小的代价显然是值得的。

在线办公 网络服务很重要
对于普通用户来说，办公中涉及网络的目的有两个：一是方便异地调用并编辑文档；二是可在线备份文档并与他人在线共享。目前，Office2010、WPS和Google文档都提供了该功能，下面不妨来比一下。

WPS提供的网络存储免费空间为1GB，而用户上传保存文件的方法极其简单，直接在菜单中操作，注册并激活WPS通行证，按提示选择网络文件夹即可，不过在异地读取时，仍然需要WPS客户端支持。
Office 2010也提供了在线存储功能，允许用户将当前的文档直接保存到SkyDrive网络硬盘中（免费空间为25GB），并通过在网络硬盘中设置，将文档所在的文件夹的性质设置为共享或私有，与好友分享或自己收藏。Office2010利用Windows Live的账号密码登录调用SkyDrive来实现网盘存储，无需额外的账号密码。若是临时调用，只需进入SkyDrive网盘找到该文件并单击，网站就会调用Word Web App（微软在线办公系统）将其打开，方便即时阅读和编辑文档。若本本也装了Office2010，也可选择打开，比如浏览的是Word文件，可以单击“在Word中打开”，用本机Word打开它，并对其进行编辑或存到本机。而Google文档本身就是一款在线办公服务，在线存储或编辑是最基本的功能，而在格式兼容上也做得不错，支持HTML、OpenOffice、PDF、RTF、文本或Word文档的在线编辑（如图5）。

图5

点评
WPS网络存储的缺点在于无法在线即时打开文档，不能与好友共享，如果是在异地使用，必须在电脑中也安装WPS工具才行。而Office2010的缺点则在于无法在线编辑文档（这是因为目前微软的在线办公系统尚处于新版本测试阶段的缘故）。相比之下，Google文档就好得多了，无论是在线存储、文档编辑还是下载到本地方面，都做得很周到，如果你经常外出办公并要在线编辑文档，不妨选择它。

总结：个人用户 Office2010值得推荐
对个人用户来说，Office2010无论是在功能、使用的方便度方面和提高工作效率的贴心设计方面，都要远远好于其他办公工具，如果你经常需要借助于办公工具来完成一些较为复杂的文档处理工作，选择它肯定是明智之举。相反，若你对办公并没有太多效率要求，只是偶尔进行一些简单的打字等应用，Office2003或WPS的基本功能已经完备。若是随身带有笔记本的朋友，在电脑内装上Office2010，既方便又有效率。如果你经常外出，在没有电脑但希望临时办公的时候，利用Google文档类在线文档编辑可以临时解决部分问题。

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路过看看

¨___一条裤衩闯

我表示只是想问问这跟 三国有啥关系